Справочники учётной программы должны содержать максимально продуманный объём информации. Не маловажным моментом в заполнении справочников есть корректный ввод информации. Особенно это принципиально для справочника товаров.

Необходимо придерживаться ряда правил при создании справочника товаров:

• Возьмите за основу внутреннего товарного кода создание кода из двух частей: первая – сокращённая буквенная часть кода (код бренда), которая образуется по принципу сокращения наименования бренда (если, например, название бренда "Promto”, то код может быть "PT”); вторая – каталожный (инвойсный) номер товара. Между первой и второй частью товарного кода ставьте пробел. При внесении в товарный справочник списка по новому бренду используйте однотипность в образовании товарных кодов. Если код каталога имеет вид "221 052 17”, то все товары данного бренда должны вноситься по этому принципу – три числа, пробел, три числа, пробел, два числа. И не забывайте про первую буквенную часть кода: "PT 221 052 17”. 

Не создавайте одинаковые коды брендов для разных брендов. Это приведёт к путанице при работе во всех подразделениях вашей фирмы. Например, вы давно завозите и продаёте товары по бренду "Pronto”, и в справочнике товара он имеет код бренда "PT”. Вы решили завезти товары нового бренда под названием "Pronoton”. Для нового бренда вы можете взять, например, код бренда "PN”. Это позволит вашим сотрудникам при одном взгляде на код товара "PN 117876” определить, что позиция относиться к бренду "Pronoton”, и оперативно принимать последующие действия.

Данный принцип кодообразования будет легко восприниматься как вашими сотрудниками, так и клиентами. После недели работы с такими кодами сотрудники будут наизусть знать все коды брендов и без проблем набивать накладные, не "перерывая" папки справочника товара в поисках нужного кода товара.

• Определите ряд параметров для товара, которые помогут вам максимально полно прописать информацию о товаре в справочнике товара. Обязательными параметрами могут быть: Группа, Подгруппа, Топ, Страна производства, Бренд и т.п.  Максимально прописав информацию о товаре, вы сможете получать разнообразные отчёты с детализацией по определённым параметрам, что поможет вам более качественно и оперативно делать выводы по имеющемся в деятельности вашей компании тенденциям. 

• Важным моментом в формировании справочника товаров есть прописывание веса для каждой позиции. Эта информация вам будет необходима в процессе создания складской и транспортной логистики. Так, имея информацию о весе товара, вы сможете избежать процедуры взвешивания отгружаемого товара, что существенно сэкономит  время ваших сотрудников. Данный подход широко распространён у европейских компаний, которые понимают фразу "Время – деньги". Стоит сказать, что такими процедурами пользуется и ряд отечественных крупных компаний.

• Используйте параметр "Описание товара" для справочника товара. Это позволит по имеющейся дополнительной информации находить нужную товарную позицию.