Эффективность работы сотрудника торгового отдела зависит от умения сотрудника распоряжаться рабочим временем, т.е. составлять планы на рабочий день, неделю. При планировании и выполнении сотрудником запланированных мероприятий результативность сотрудников будет значительно выше, чем при выполнении задач, возникающих хаотически во время рабочего дня. Планирование своего времени позволит избежать бездеятельности сотрудников в те периоды времени, когда они не являются загруженными и попросту ничего не делают на рабочем месте.

Принципам организации рабочего времени обучает такой раздел в менеджменте как «тайм-менеджмент». Ниже вы найдёте основные идеи, о которых повествует данная наука.

«Тайм-менеджмент»

Работоспособность человека в течение рабочего дня имеет разные потенциальные возможности, которые можно назвать волнами рабочей активности. Так, учёные определили, что график активности человеческого организма имеет следующий вид

Из графика видно, что наибольший период активности процессов жизнедеятельности человека приходится на первую половину рабочего дня. Затем наступает спад в активности в обеденное время (красная зона на рисунке), после которого наступает снова подъём сил и активности (правда, не такой мощный, как в первой половине дня).

Исходя из волн человеческой активности, предлагается особо трудную интеллектуальную работу  планировать на первую половину дня – с 10-00 до 12-30. До 10-00 следует выполнять организационную работу: спланировать сегодняшний день – 10-15 мин., перечитать полученную почту – 10-15 мин. и т.п. Послеобеденный период активности поможет вам продолжить начатые рабочие задачи в первой половине дня, а так же было бы не плохо заняться решением задач, основанных на механической работе.

Необходимо придерживаться следующих моментов:

·          обязательно 5-10 минут в каждом рабочем часе делайте перерыв (выйдете на улицу и подышите свежим воздухом);

·          не делайте одновременно много задач – это не приведёт к их эффективному и своевременному выполнению (данное условие бывает очень трудно выполнить, когда «срочные» задачи наваливаются на вас одна за другой);

·          фиксируйте все поступившие задачи в вашем ежедневнике и применяйте к ним метод приоритетности.

Метод приоритетности имеет следующий смысл – при поступлении задачи вам следует оценить её важность и срочность, после чего необходимо присвоить ей категорию приоритетности. Учёные рекомендуют использовать такие категории приоритетности:

      1.     ВАЖНО-СРОЧНО,

      2.     ВАЖНО-НЕ СРОЧНО,

      3.     НЕ ВАЖНО-СРОЧНО,

      4.     НЕ ВАЖНО-НЕ СРОЧНО.

В такой же поочерёдности они и рекомендуют присваивать приоритетность задачам. Необходимо заметить, что, по их мнению, первая составляющая категории (содержит слово ВАЖНО или НЕ ВАЖНО) подразумевает под собой влияние задачи на вашу карьеру. Если ВАЖНО, тогда влияние на вашу карьеру является сильным и необходимо данные задачи выполнять в первую очередь, даже если они и не особо срочные.

Но, на мой взгляд, на работе редко когда получаешь задачу, не связанную с твоей карьерой. Поэтому, думаю, лучше использовать следующие категории: А, В, С. Расшифровка: А – срочная задача, В – менее срочная задача, С – задача может подождать с выполнением. Также можете использовать идею учёта задач (файл можете скачать по этой ссылке), предложенную мной.

Не удивляйтесь, если по истечении месяца вы захотите поменять методику учёта поставленных задач. На мой взгляд, это нормальное явление, так как постоянное совершенствование поможет вам определиться с окончательной методикой, подходящей именно вам.