Важным и необходимым инструментом в работе менеджера по закупкам является «график закупок-поставок товара». Суть данного графика заключается в том, что менеджер заранее планирует все этапы закупок-поставок товара на свой склад. Он из имеющейся истории поставок определяет оптимальные сроки для осуществления каждого этапа поставки, что позволяет ему прописать весь процесс по определённому заказа с момента создания заказа до оприходования товара на склад компании. Предлагаю рассмотреть один из вариантов создания графика закупок-поставок, который вы можете скачать по этой ссылке. В представленном файле мы рассмотрим предложенный пример.
Итак, создайте пустографку, на которой будут отображаться дни в диапазоне 2 месяцев (каждый может брать диапазон на своё усмотрение) и наименования брендов, по которым у вас будет происходить закупка. Разработайте свой перечень сокращений, которым вы сможете пользоваться для обозначения этапов закупок-поставок.
В моём случае я разработал перечень сокращений (таблица под пустографкой), удобный для моего пользования. С помощью данных сокращений вы можете запланировать этапы новых закупок. В моём примере это закупка по двум брендам – Бренд №1 и Бренд №2. Исходя из известных мне сроков по Бренду №1, которые определены историческими данными поставок прошлых заказов, я определил, что 3 сентября я запрошу текущий back order (b.o.) у поставщика. 4 сентября я начну составлять новый заказ (z), а уже 8 сентября я отправлю заказ (o.s.) поставщику (обычно на создание заказа по Бренду №1 мне необходимо 2 рабочих дня). В течение двух дней поставщик обработает мой заказ и учтёт его в своей системе, после чего он будет готов выслать мне подтверждение заказа (o.c.) 10 сентября. В тот же день я планирую проверить подтверждение заказа и дать поставщику команду на упаковку и отгрузку товара.
С поставщиком по Бренду №1 существует договорённость, что товар упаковывается и готовится к отгрузке в течение 10 рабочих дней, поэтому ожидаемая дата отгрузки товара (sh.) – 24 сентября. Обычный период доставки товара для Бренда №1 на склад компании – 8 календарных дней, поэтому приход товара на склад (st.) ожидается 3 октября. На следующий рабочий день (6 октября) товар будет оприходован (pr.). По поставщику, который нам поставляет Бренд №1, у нас есть договорённость по отсрочке платежа в 30 календарных дней, т.е. с момента выставления инвойса (24 сентября) деньги за выставленный инвойс должны быть перечислены на счёт поставщика до 24 октября (f.d.p.). Подача платёжного поручения (p.) должна быть осуществлена 20 октября, т.к. в нашем случае зачисление денег на счёт поставщика осуществляется банками в течении 3 рабочих дней.
Также для более наглядной визуализации предлагаю использовать маркировку ячеек, в которых прописаны запланированные плановые этапы. Комментарии к маркировке находятся также под пустографкой. Итак, при первоначальной планировке все запланированные этапы стоить пометить жёлтым цветом. После завершения какого-либо этапа вы можете его пометить зелёным цветом. Синим цветом вы можете обозначить те этапы, которые пришлось перепланировать (перенести на другую плановую дату по каким-то причинам). Также прошу обратить внимание на оранжевую маркировку дней недели, которая предназначена информировать пользователя (по примеру файла), что сегодня наступило 10 сентября и на сегодняшний день у нас запланировано проведение двух этапов по Бренду №1 и Бренду №2 – это "o.c.” и "z”.
Ведение данного графика является более эффективным, на мой взгляд, на распечатанном заранее листе бумаге А4, который обязательно должен размещаться на рабочем столе работника и быть перед его глазами. Это позволить сотруднику не забыть о том или ином этапе, который необходимо выполнить или проконтролировать. Также один из вариантов ведения данного графика может быть его компьютерная интерпретация. Однако, будьте осторожны, так как компьютерная версия может быть в тот или иной момент проигнорирована сотрудником по разным причинам.
| 
